اکسل، مدیریت یک شعبه را سخت می کند و با این حال، باز هم برخی از فروشگاه ها از این نرم افزار رایگان کمک می گیرند. اگر شما هم می خواهید در این خصوص به اطلاعات ارزنده ای دست پیدا کرده و با مزایا و معایب اکسل آشنا شوید، در این مقاله با ما همراه بمانید.
حسابداری برای مدیریت فروشگاه ها
حسابداری به عنوان یک ارکان اصلی در کسب و کار ها دارای اهمیت بوده و از ابزار های متداول برای این کار، اکسل می باشد. چک لیست آماده برای فایل اکسل فروشگاه در سایت های مختلفی وجود دارد که به صورت رایگان هم ارائه می شود. کسب و کار های کوچک برای شروع کار، می توانند از آن ها کمک بگیرند.
ثبت فاکتور خرید و فروش
فاکتور خرید و فروش را می توانید در اکسل ثبت کنید. اما به این فکر کنید که اگر شعبه دوم کسب و کار خود را افتتاح کنید، کار حسابداری برای شما مشکل و تبدیل به کابوس می شود. در این حالت، سوال برای شما پیش می آید که کدام صندوق دار فاکتور خرید و فروش را ثبت کرده است؟ یا برای جلوگیری از ضرر باید چه کرد؟ در این حالت، هیچ نمای کلی از اکسل نداشته و نمی توانید مشکل را پیدا کنید.
مزایا و معایب حسابداری با اکسل برای مغازه دار ها
حسابداری با اکسل، از جمله روش های متداول برای مغازه دار ها می باشد. اما همواره باید به مزایا و معایب آن توجه داشت. در ادامه، به برخی از مزایای آن اشاره می کنیم:
- رایگان بودن و در دسترس بودن: نرم افزار های حسابداری پیشرفته، عموما هزینه بر بوده و برای کسب و کار های کوچک به دلیل محدودیت های مالی، مناسب نیستند. این ابزار، از بسته های نرم افزاری آفیس بوده و به راحتی در دسترس قرار می گیرد. کسب و کار ها می توانند به صورت رایگان از این قابلیت کمک بگیرند.
- سادگی در استفاده: اکسل به راحتی می تواند مورد استفاده قرار گیرد و حتی افرادی که تجربه ای در حسابداری ندارند هم می تواند با آن کار کنند. مغازه داران به راحتی می توانند از این برنامه برای ثبت درآمد، هزینه ها و داده های مالی استفاده کنند. فرمول های ساده و ابزار های پایه، کار را در اکسل راحت تر می کنند.
- قابلیت سفارشی سازی بالا: این قابلیت اکسل، به مغازه دار ها کمک می کند تا به راحتی حساب های فروشگاه خود را مدیریت کنند. قابلیت سفارشی کردن فرمول ها برای محاسبه درآمد، سود، مالیات، هزینه ها و سایر موارد می تواند برای کسب و کار ها کمک کننده باشد.
- گزارش گیری و تجزیه و تحلیل: ابزار اکسل برای فروشگاه های کوچک، انتخاب مناسبی است. با کمک نمودار ها و جدول ها، می توان از این ابزار گزارش گرفت و آن را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد.
در ادامه، به برخی از معایب حسابداری با اکسل اشاره می کنیم:
- صف صندوق و تجربه ی بد مشتری: حسابداری با اکسل برای مغازه دار ها، سبب بروز ریسک هایی می شود که یکی از آن ها صف صندوق و تجربه ی بد مشتری می باشد. اگر صندوق دار نیاز باشد تا به دنبال قیمت کالا در لیست بگردد، صف طولانی شده و نارضایتی خریداران افزایش می یابد. نرم افزار فروشگاهی حسابداری، می تواند با بارکد خوان، ترازوی لیبل زن و چاپ گر فیش این فرآیند را سرعت ببخشد.
- امن نبودن اطلاعات: فایل اکسل ممکن است از روی سیستم پاک شده یا حتی دچار خرابی شود. نرم افزار فروشگاهی حسابداری، می تواند از اطلاعات شما بکاپ گرفته و سطح دسترسی افراد را کنترل کند. از طرفی، با کمک این نرم افزار گزارش های مدیریتی برای هر صندوق ارائه می شود.
- امکان رشد وجود ندارد: استفاده از اکسل برای مدیریت یک شعبه سخت است و اگر قصد گسترش کسب و کار و افتتاح شعبه ی دوم خود را داشته باشید، استفاده از اکسل تقریبا غیر ممکن است.
- گم کردن سریال گوشی، کد کالا و وزن محصول: برای فروش پوشاک و لباس، باید سایز و رنگ مشخص باشد. وزن و برچسب قیمت هم برای سوپر مارکت ها باید درج شود. اکسل نمی تواند این اطلاعات را به صورت جزئی نگهداری کند. این موضوع به خصوص وقتی چند نفر با اکسل کار می کنند، مشهود می است.
- و…
نرم افزار حسابداری فروشگاهی یا اکسل؟
اکسل برای گزارش گیری و بایگانی می تواند انتخاب خوبی باشد. اما اگر می خواهید برای کسب و کار خود صندوق زنده، صدور فاکتور، موجودی لحظه ای، نظارت بر روی اپراتور را انجام دهید نمی توانید از اکسل استفاده کنید. نرم افزار حسابداری رایما، در این موارد می تواند انتخاب مناسب تری باشد. آمار هر روز یک فروشگاه اینترنتی تنها جمع فروش نیست. شما باید گزارش های بسیار زیادی را از فروشگاه خود داشته باشید. در ادامه، برخی از این گزارشات را که می توانید با کمک نرم افزار حسابداری فروشگاهی داشته باشید، عنوان می کنیم:
- بررسی مالیات و ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه ی مودیان
- بارکد کالا، سریال گوشی، سایز و رنگ (پوشاک)، وزن و لیبل (سوپر مارکت)
- چند صندوق و حتی چند شعبه
- مرجوعی، تخفیف، فاکتور دستی، اختلاف صندوق
- ثبت نقدی/ کارت/ بدهکار کردن مشتری
- گزارش های مدیریتی به ازای هر صندوق و هر شعبه
- و…
انتقال اطلاعات از اکسل به نرم افزار حسابداری فروشگاهی
اگر قبلا با اکسل کار می کردید، برای استفاده از نرم افزار حسابداری نیاز نیست همه چیز را از صفر شروع کنید. مراحل زیر را برای انتقال اطلاعات از اکسل به نرم افزار حسابداری در پیش بگیرید:
- مرحله ی اول، جمع آوری داده: لیست کالا ها، بارکد ها، قیمت ها، گروه بندی.
- مرحله ی دوم، ایمپورت اولیه: با کمک بسیاری از نرم افزار ها مثل نرم افزار حسابداری رایما دیگر نیازی نیست ثبت اطلاعات را از اول شروع کنید و قابلیت ایمپورت کردن اطلاعات قبلی در نرم افزار وجود دارد.
- مرحله ی سوم، تست صندوق واقعی: صندوق را با کمک بارکد خوان، کارت خوان و فیش پرینتر تست کرده و صف واقعی برای شما شبیه سازی می شود.
- مرحله ی چهارم، شروع رسمی: برای شروع رسمی، فروش فقط داخل سیستم ثبت می شود.
- مرحله ی پنجم، گزارش مدیریتی: شما از این مرحله می توانید متوجه شوید که کدام کالا برای شما سود دارد و کدام فقط ویترین می شود.