اداره یک مغازه فقط به فروش کالا و دریافت پول از مشتری خلاصه نمیشود. وقتی صاحب کسبوکار مجبور است بخشی از روز یا حتی چند روز در هفته در محل حضور نداشته باشد، کنترل فروش، موجودی کالا، صندوق و عملکرد کارکنان کمی سختتر میشود. با این حال، این موضوع به معنی غیرممکن بودن مدیریت از راه دور نیست. اگر فرآیندهای کاری مشخص باشند و اطلاعات درست ثبت شوند، صاحب یک مغازه میتواند حتی بدون حضور دائمی، وضعیت کسبوکارش را زیر نظر داشته باشد.
چرا کنترل مغازه بدون حضور صاحب آن سخت میشود؟
وقتی صاحب مغازه همیشه در محل حضور ندارد، بخش زیادی از اطلاعات روزانه توسط کارکنان ثبت یا گزارش میشود. اگر این اطلاعات دقیق نباشند یا روش مشخصی برای ثبت آنها وجود نداشته باشد، خیلی زود اختلافهایی در فروش، موجودی یا صندوق به وجود میآید.
برای مثال ممکن است کالایی فروخته شود اما ثبت آن فراموش شود، تخفیفی بدون هماهنگی داده شود یا موجودی انبار با عددی که در سیستم ثبت شده تفاوت داشته باشد. البته هر مغایرتی الزاما به معنی تخلف نیست و گاهی یک اشتباه ساده در ثبت اطلاعات باعث آن میشود.
ثبت دقیق فروش؛ اولین قدم برای کنترل بهتر
مهمترین اطلاعاتی که صاحب یک مغازه باید به آن دسترسی داشته باشد، میزان فروش است. اگر فروشها به شکل دستی و بدون نظم مشخص ثبت شوند، بررسی عملکرد واقعی کسبوکار دشوار خواهد بود. بهتر است هر فروش همان زمان انجام معامله ثبت شود و اطلاعاتی مانند مبلغ، کالا، تخفیف و روش پرداخت مشخص باشد. در این حالت، صاحب کسبوکار میتواند در پایان روز یا هفته فروش را بررسی کند و متوجه شود چه میزان درآمد داشته است.
اینجاست که استفاده از نرمافزار حسابداری میتواند کار را بسیار سادهتر کند. یک نرم افزار حسابداری مغازه اطلاعات مالی و فروش را منظمتر ثبت میکند و باعث میشود اطلاعات مهم کسبوکار فقط روی کاغذ یا در اختیار یک کارمند باقی نماند.
موجودی کالا را فراموش نکنید
یکی دیگر از بخشهایی که در زمان نبود صاحب مغازه باید با دقت بیشتری کنترل شود، موجودی کالا است. اختلاف موجودی یکی از مشکلاتی است که ممکن است به مرور زمان خودش را نشان دهد و پیدا کردن علت آن در صورت نبود اطلاعات دقیق، دشوار باشد. ورود کالا، فروش، مرجوعی و حتی کالاهای آسیبدیده یا ضایعات باید تا حد امکان ثبت شوند. برای کالاهای مهم و پرفروش نیز میتوان در بازههای مشخص موجودی واقعی را با اطلاعات ثبتشده مقایسه کرد. این کار شاید در نگاه اول کمی زمانبر باشد، اما در بلندمدت جلوی بسیاری از مشکلات را میگیرد. وقتی موجودی به شکل منظم بررسی شود، اگر اختلافی هم به وجود بیاید، پیدا کردن زمان و علت آن راحتتر خواهد بود.
دسترسی کارکنان را مدیریت کنید
قرار نیست همه کارکنان به تمام اطلاعات مالی و مدیریتی یک مغازه دسترسی داشته باشند. بهتر است هر فرد بر اساس وظیفهای که دارد، دسترسی مشخصی داشته باشد. برای مثال، فروشنده باید بتواند فروش را ثبت کند، اما لزوما نباید امکان حذف فاکتورها، تغییر اطلاعات مالی یا مشاهده تمام گزارشهای مدیریتی را داشته باشد. این موضوع دو مزیت مهم دارد؛ اول اینکه امنیت اطلاعات بیشتر میشود و دوم اینکه در صورت بروز اشتباه، مشخص است عملیات توسط چه کاربری انجام شده است. همین موضوع، پیگیری مشکلات را بسیار راحتتر میکند.
گزارشهای روزانه به جای کنترل لحظهای
بعضی از صاحبان کسبوکار تصور میکنند برای کنترل مغازه از راه دور باید دائما فروشندهها یا دوربینها را بررسی کنند. در عمل، چنین کاری نهتنها خستهکننده است، بلکه همیشه هم نتیجه خوبی ندارد. بهتر است چند گزارش مشخص و کاربردی برای بررسی روزانه یا هفتگی در نظر گرفته شود. میزان فروش، تعداد فاکتورها، کالاهای پرفروش، وضعیت موجودی و هزینههای انجامشده میتوانند تصویر مناسبی از وضعیت کسبوکار به صاحب آن بدهند. اگر این اطلاعات مرتب بررسی شوند، معمولا تغییرات غیرعادی خیلی زود مشخص میشوند و مدیر میتواند قبل از اینکه یک مشکل کوچک به مسئلهای جدی تبدیل شود، برای آن تصمیم بگیرد.
دوربین مداربسته چه نقشی در کنترل مغازه دارد؟
دوربین مداربسته یکی از ابزارهای مفید برای نظارت بر محیط کار است، اما نباید آن را جایگزین سیستم مالی و مدیریتی دانست.
دوربین میتواند برای بررسی فضای فروش، صندوق، ورودی یا انبار کاربرد داشته باشد و در مواقعی که اتفاق غیرعادی رخ داده، اطلاعات خوبی در اختیار صاحب کسبوکار قرار دهد. اما دوربین به تنهایی نمیتواند مشخص کند میزان فروش واقعی چقدر بوده یا چرا موجودی یک کالا با عدد ثبتشده تفاوت دارد. بهترین حالت این است که نظارت تصویری در کنار ثبت فروش، مدیریت موجودی و گزارشهای مالی استفاده شود. البته نصب و استفاده از دوربین باید با رعایت قوانین مربوط به حریم خصوصی کارکنان و مشتریان انجام شود.
نرم افزار رایما چه کمکی به مدیریت مغازه میکند؟
وقتی قرار است صاحب یک مغازه همیشه در محل حضور نداشته باشد، داشتن اطلاعات دقیق و قابل بررسی اهمیت بیشتری پیدا میکند. نرمافزارهای حسابداری میتوانند اطلاعات فروش و عملیات مالی را از حالت پراکنده خارج کنند و امکان بررسی منظم آنها را فراهم کنند.
نرم افزار حسابداری مغازه رایما یکی از راهکارهایی است که برای مدیریت بهتر اطلاعات مالی و فروش کسبوکارها ارائه شده است. استفاده از چنین سیستمی میتواند به صاحب کسبوکار کمک کند اطلاعات مربوط به فعالیتهای روزانه را منظمتر ثبت کند و برای بررسی وضعیت مالی، به دادههای ثبتشده دسترسی داشته باشد.
آیا این روش برای کسبوکارهای چند شعبهای هم کاربرد دارد؟
بله. اتفاقا هرچه کسبوکار بزرگتر شود و تعداد شعب یا کارکنان افزایش پیدا کند، داشتن فرآیندهای مشخص اهمیت بیشتری پیدا میکند. در کسبوکارهایی که قرار است شعب مختلف با یک نام و روش کاری مشابه فعالیت کنند، استانداردسازی فرآیندها اهمیت زیادی دارد. در چنین شرایطی، صاحب یا مدیر مجموعه باید بتواند عملکرد شعب را بدون حضور دائمی در همه آنها بررسی کند.
اگر به مدل توسعه شعب و همکاری در قالب فرانچایز علاقه دارید، مطالعه مطلب همه چیز درباره فرانچایز رستوران میتواند دید بهتری درباره این مدل کسبوکار به شما بدهد.
جمعبندی
صاحب یک مغازه برای مدیریت درست، لزوما نباید تمام ساعات روز در محل حضور داشته باشد. چیزی که اهمیت بیشتری دارد، داشتن یک سیستم مشخص برای ثبت فروش، کنترل موجودی، مدیریت دسترسی کارکنان و بررسی گزارشهای مالی است.
در نهایت، هدف از کنترل از راه دور این نیست که مدیر دائما کارکنان را زیر نظر بگیرد؛ هدف این است که اطلاعات درست و بهموقع در اختیار او باشد تا بتواند حتی از فاصله دور هم وضعیت کسبوکار را بسنجد و در زمان مناسب تصمیم بگیرد.