اهمیت کسب اطلاعات دقیق در ارتباط با چرخه حسابداری زمانی مشخص می شود که کسب و کارهای مختلف از برنامه حسابداری فروشگاه یا نرم افزار صندوق فروشگاهی استفاده می کنند. مدیریت مسئولیت های شخص حسابدار با این مراحل مهم، از چالش ها دور می شود. اما نکته مهم تر این است که بیشتر این مراحل امروزه با وجود نرم افزارهای مختلف و پیشرفته حسابداری، به صورت اتوماتیک پیش می روند. با این توصیف کسب اطلاع و استفاده از مراحل چرخه حسابداری که در این نوشته از رایما سافت بررسی شده است، می تواند کمک بیشتری به کسب و کارها کند.
چرخه حسابداری چیست؟
برای تکمیل وظایف حسابداری کسب و کارها نیاز به سیستم اساسی چند بخشی است که به آن چرخه حسابداری می گویند. ارائه و تکمیل بسته ای جامع و واضح از ثبت، آنالیز و بررسی اسناد نهایی امور مالی یک کسب و کار نقش چرخه را بیشتر نشان می دهد. چرخه حسابداری به طور کامل در مدت زمان یک دوره گزارش مورد استفاده است. برای اینکه زمان های بخصوصی را برای باز و بسته کردن مشخص می نماید. زمانی که یک چرخه حسابداری بسته می شود، چرخه ای دیگر شروع به کار می کند و فرایند حسابداری چند مرحله ای دوباره از سر گرفته می شود.
آشنایی با مراحل چرخه حسابداری
چرخه حسابداری چند مرحله ای زمانی آغاز می شود که معاملات شرکت به طور جداگانه ثبت شوند. اما وقت پایانی آن دقیقا در بازه زمانی مشخص شده چرخه با گزارش کامل فعالیت های شرکت است. استفاده از نرم افزار فروشگاهی عمومی در بسیاری شرکت ها برای خودکار کردن چرخه حسابداری، دیده می شود. این مسئله برای برنامه ریزی حسابداران به جهت تاریخ های چرخه و گزارش های خودکار اهمیت زیادی دارد. اما مراحل چرخه حسابداری به شرح زیر است:
مرحله اول: شناسایی تراکنش ها
شناخت معاملات در چرخه حسابداری، اولین قدم است. معملات بسیاری در طول هر چرخه حسابداری صورت می گیرد که هر کدام باید به دقت در دفاتر مهم ثبت شوند. اطلاع از سوابق ضرورت بسیاری برای ثبت هر معامله دارد. شرکتهای زیادی هستند که از سیستم های نقطه فروش مربوط به خود جهت تثبیت معاملات فروش استفاده می کنند. در کنار فروش، سایر هزینه ها هم در انواع مختلف دیده می شود.
مرحله دوم: ثبت معاملات
مرحله دوم از مراحل چرخه حسابداری، ایجاد ورودی جهت هر تراکنش می باشد. با فناوری نقطه فروش است که می توان مراحل اول و دوم را ترکیب کرد. اما نکته مهم دیگر این است که شرکت ها نیز به پیگیری هزینه های خود بپردازند. زمان رسمی معاملات نیز با انتخاب بین حسابداری تعمدی و نقدی مشخص می شود.
مرحله سوم: ارسال
پس از اینکه برای ثبت تراکنش اقدام نمودید، باید آن را به دفتر کل ارسال کنید. دفتر کل عموم کارهای حسابداری را بر مبنای حساب ارائه می نماید. این مسئله باعث می شود تا حسابدار بتواند موقعیت ها و وضعیت های مالی را کنترل نماید. حساب نقدی را می توان یکی از رایج ترین حساب هایی دانست که در دفتر کل دیده می شود. با جزئیات آن می توانیم مقدار وجه نقد موجود را مشخص کنیم.
مرحله چهارم: موجودی آزمایشی
در پایان دوره حسابداری، مرحله چهارم با نام تراز آزمایشی در چرخه دیده می شود. کاری که تراز می کند، اطلاع رسانی در باب موجودی های تعدیل نشده در هر حساب است. بعد از آن است که تراز برای آزمایش و آنالیز و تحقیقات به مرحله بعد منتقل می شود.
مرحله پنجم: کاربرگ آنالیز و تحقیقات کاربرگ و شناخت ورودی ها
مرحله پنجم از مراحل چرخه حسابداری است. کاربرگ برای ایجاد اطمینان از برابری بدهی ها و اعتبارات ایجاد می شود. در صورت وجود مغایرت در این زمینه، باید اصلاحاتی صورت پذیرد. علاوه بر شناخت هر مدل خطا، احتمالا نیاز به تعدیل ورودی ها در زمان استفاده از حسابداری تعهدی برای تطبیق درآمد و هزینه باشد.
مرحله ششم: ورودی ها
مرحله ششم از مراحل چرخه حسابداری مختص ورودی ها است. حسابدار با انجام تنظیمات مربوط، بر ورودی ها مدیریت دقیق اعمال می کند.
مرحله هفتم : صورتهای مالی
برای بیشتر شرکت ها صورت های مالی شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت وجوه نقد است.
مرحله هشتم: بستن دفتر
در پایان، فعالیت های مالی شرکت ها و کسب و کارها در چرخه حسابداری، در مرحله هشت پایان می یابد. نکاتی که در این بخش ارائه می شود جهت تحلیل و آنالیز فعالیت ها در طول دوره خواهد بود. بعد از بسته شدن، شاهد باز شدن دوره جدید گزارشات چرخه حسابداری هستیم. در این زمان می توان به راحتی برای دوره بعد گزارش تهیه کرد و به بررسی رویدادهای آینده پرداخت. سخن آخر در این نوشته از وب سایت رایما سافت ما به بررسی مراحل چرخه حسابداری پراختیم. دقت داشته باشید که این چرخه، با چرخه بودجه تفاوت های بسیار زیادی دارد و نباید آنها را با هم اشتباه گرفت.