این روزها زمانی که برای خرید می روید، کارت می کشید و از فروشگاه به سادگی خارج می شوید. احتمالا رسیدی هم برای پرداخت خود نمی گیرید. با این حال زمانی که نوبت به کسب و کار، تجارت و عملیات های مالی مربوط به فروش می شود، حفظ سوابق و بررسی داده ها اهمیت بیشتری پیدا می کنند. به همین دلیل است که می توان گفت فاکتور فروش کلید اساسی در انجام عملیات های مالی یک کسب و کار است. روشی است که بر مبنای آن می توانید هر چه به مشتریان فروخته اید را ردیابی کنید. در ادامه این نوشته از وب سایت رایما در ارتباط با فاکتور فروش صحبت می کنیم.
فاکتور فروش چیست؟
یک سند یا رسید حسابداری است که به وسیله ارائه دهنده کالا یا خدمات برای شخص یا شرکت خریدار ارسال می گردد. عموما در این فاکتور ها می توان جزئیات بسیار زیادی را مشاهده نمود. از جمله مواردی که می توان در فاکتور فروش دید نام خریدار، کالا یا خدماتی که ارائه شده است، زمان تحویل، بدهی مشتری، نحوه پرداخت، میزان تخفیف و غیره است. به واسطه صدور فاکتور فروش، توافق نامه ای بین صاحب کسب و کار و خریداران ایجاد می شود که می توان آن را الزام آور و قانونی دانست. اما باید اشاره داشت که در برخی فاکتور ها که روند مالی دقیق تری دارند، ما شاهد جزئیات بیشتری هستم. این موارد عبارتند از:
اطلاعات تماس
نام، شماره تلفن، آدرس، ایمیل، جزئیات مربوط به شرکت و غیره در فاکتور فروش درج می شود.
تاریخ فاکتور
زمانی را نشان می دهد که شما فاکتور را صادر کرده اید و آن را برای مشتری ارسال نموده اید.
خدمات ارائه شده
در این بخش از فاکتور فروش، باید محصولات و یا خدماتی را که به مشتری ارائه شده است درج نمود. هزینه و کل مبلغ مربوط به هر کالا و خدمات هم باید ارائه شود.
سررسید
این تاریخ در فاکتور به معنای زمانی است که باید پرداخت انجام شود. قبل از این که خدمات یا کالا به مشتری ارائه شود باید این گزینه به خوبی بررسی شود و به توافق طرفین برسد.
شرایط پرداخت
با توجه به نوع فعالیت تجاری که دارید، فاکتور، سندی است که در آن هر گونه شرایط و ضوابط پرداخت ارائه شده است.
شماره فاکتور
هر سندی که برای مشتری خود صادر و ارسال می کنید باید دارای شماره مخصوص به خود باشد. این کار باعث می شود که شما بهتر بتوانید پرداخت ها را پیگیری کنید. با کمک نرم افزار صندوق فروشگاهی رایما این کار راحت تر از قبل انجام می دهید!.
هدف از صدور فاکتور فروش چیست؟
سندی که شما صادر می کنید، جهت اطلاع خریدار یا مشتری است که بر مبنای آن می تواند بفهمد، کالا یا خدماتی را که خریداری نموده است چیست. در عین حال کل مبلغ بدهی و یا جزئیات پرداخت را هم می تواند ببیند. نکته مهم تر اما این است که فاکتور فروش می تواند به روند حسابداری کمک بسیار زیادی کند. فاکتور های فروش در واقع اسناد رسمی هستند که می توانند جریان نقدی وارد شده به کسب و کار شما را به خوبی ردیابی کنند. گرچه می توان گفت که این فاکتور ها مزایای بیشتری هم دارند.
حضور این اسناد به شما در روند مالیاتی کمک زیادی می کند و با مستند کردن جریان نقدینگی می توان حساب های دریافتنی مورد انتظار خود را محاسبه نمایید. نکته دیگری که بر مبنای آن می توانید از مزایای فاکتور فروش استفاده کنید، پیگیری های قانونی است. زمانی که فاکتور را به مشتری ارائه کردید و پرداختی صورت نگرفت می توان بر مبنای آن با سررسید و تاریخ فاکتور به عنوان سندی قانونی اقدام نمود. اما شاید بتوان گفت مهم تر از همه این ها استفاده از فاکتور فروش به عنوان یک گزینه بازاریابی و بودجه بندی است. بر اساس آن می توانید در کسب و کار خود برنامه ریزی دقیق تری اعمال کنید.
چگونه فاکتور فروش ایجاد کنیم؟
قطعا زمانی که شما به صورت دستی فعالیت می کنید، ارائه فاکتور های مخصوص فروش کمی سخت می شود. شما باید اطلاعات مربوطه را به صورت دستی جمع آوری کنید و سپس به صورت دستی یادداشت نمایید. اما زمانی که شما از نرم افزار فروشگاهی جامع رایما استفاده می کنید، صرفا کافی است که بخش فاکتور فروش خود را با جزئیات مورد نظر پر کنید. عموما در این نرم افزار ها شما می توانید گزارش های مختلف را ببینید و به راحتی از داده های موجود استفاده کنید.
سخن آخر
جزئیاتی که در فاکتور فروش به خریدار و فروشنده ارائه می شود کمک می کند تا شما بتوانید کسب و کار خود را مدیریت کنید و هر ورودی مالی را ردیابی نمایید. فاکتور ها اطلاعات زیادی ارائه می کنند که می تواند همه جزئیات مالی را واضح تر کند. اما انجام این کار به صورت دستی سخت است. با خرید سیستم حسابداری فروشگاهی رایما این امکان به شما داده خواهد شد که به راحتی از گزینه فاکتور فروش استفاده کنید و در هر زمان گزارش جامعی از فروشگاه خود داشته باشید.