اداره یک مغازه فقط به فروش محصول و گرفتن هزینه از مشتری محدود نمی‌شود. وقتی صاحب مغازه همیشه فرصت حضور در محل را ندارد، طبیعی است که پیگیری فروش، موجودی کالا، وضعیت صندوق و کار کارکنان سخت‌تر شود. با این حال، برای مدیریت یک مغازه لازم نیست حتما تمام روز حضور داشته باشید. با مشخص بودن روند کارها و ثبت منظم اطلاعات، می‌توان از راه دور هم از وضعیت فروش و عملکرد مغازه باخبر شد و در صورت نیاز، سریع‌تر تصمیم گرفت.
چرا کنترل مغازه بدون حضور صاحب آن سخت می‌شود؟
وقتی صاحب مغازه نتواند به صورت مداوم حضور داشته باشد باید قسمتی از کارها را به بقیه کارکنان بسپارد. در چنین مواقعی، ثبت درست اطلاعات خیلی مهم می‌باشد. اگر فروش و موجودی به موقع و درست انجام نشود، بعد از مدتی صاحب مغازه به مشکل بر می‌خورد.
مثلا امکان دارد یک کالا به مشتری فروخته شده باشد، اما فروش آن در سیستم ثبت نشده باشد. گاهی هم یکی از کارکنان بدون هماهنگی تخفیف می‌دهد یا تعدادی کالای داخل انبار با چیزی که در سیستم دیده می‌شود متفاوت است. البته هر اختلافی را نباید سریع به حساب تخلف گذاشت؛ در خیلی از زمان‌ها یک اشتباه ساده یا بی دقتی هنگام ثبت اطلاعات منجر به این تفاوت ها می‌شود.
ثبت دقیق فروش؛ اولین قدم برای کنترل بهتر
یکی از اولین مواردی که صاحب مغازه باید بتواند بررسی کند، فروش روزانه است. وقتی فروش‌ها روی کاغذ یا به شکل نامنظم ثبت شوند، بعدا نمی‌توان به راحتی متوجه ان شد که وضعیت واقعی مغازه به چه صورتی بوده است. توصیه می‌شود همان زمانی که فروش انجام می‌گیرد، مبلغ، کالای فروخته شده، تخفیف و شیوه پرداخت ثبت شود. این اطلاعات در پایان روز یا حتی آخر هفته کمک می‌کند صاحب مغازه بداند چقدر فروش داشته و درآمدش در چه وضعیتی بوده است.
اینجاست که استفاده از نرم‌افزار حسابداری می‌تواند کار را بسیار ساده‌تر کند. یک نرم افزار حسابداری مغازه اطلاعات مالی و فروش را منظم‌تر ثبت می‌کند و منجر می‌شود اطلاعات مهم کسب‌وکار فقط روی کاغذ یا در اختیار یک کارمند باقی نماند.
موجودی کالا را فراموش نکنید
وقتی صاحب مغازه در محل حضور ندارد، یکی از چیزهایی که باید بیشتر حواسش به آن باشد، موجودی کالا است. گاهی اختلاف موجودی خیلی دیر مشخص می‌شود و اگر ثبت ورود و خروج کالا دقیق نباشد، پیدا کردن دلیل آن هم راحت نیست.
بهتر است ورود کالا، فروش، مرجوعی و کالاهای خراب ثبت شوند. برای کالاهای پرفروش هم می‌توان هر چند وقت یک‌بار موجودی واقعی را با عدد ثبت‌شده در سیستم مقایسه کرد. با این کار، مغایرت‌ها زودتر مشخص می‌شوند و پیدا کردن علت آن‌ها راحت‌تر است.
دسترسی کارکنان را مدیریت کنید
لازم نیست همه کارکنان به اطلاعات مالی و مدیریتی مغازه دسترسی داشته باشید. توصیه می‌شود هرکس فقط به قسمت‌هایی که با ان کار می‌کند، دسترسی داشته باشد. مثلا فروشنده بتواند فروش را ثبت نماید، اما امکان حذف فاکتور یا تغییر اطلاعات مالی را نداشته باشد. این کار هم امنیت اطلاعات را بیشتر می‌کند و هم اگر اشتباهی پیش بیاید، مشخص است چه کاربری آن را انجام داده و می‌توان به راحتی این موضوع را پیگیری نمود.
گزارش‌های روزانه به جای کنترل لحظه‌ای
برخی از کارکنان تصور می‌کنند برای کنترل یک مغازه از راه دور باید به صورت دائم فروشنده‌ها و دوربین‌ها را چک کنند. چنین کاری علاوه بر اینکه خسته کننده است نتیجه خوبی هم ندارد. پیشنهاد می شود چند گزارش مشخص و کاربردی برای بررسی روزانه و هفتگی در نظر گرفته شود.
میزان فروش، تعداد فاکتورها، کالاهای پرفروش، وضعیت موجودی و هزینه‌های انجام شده می‌توانند تصویر مناسبی از وضعیت کسب‌وکار به صاحب آن بدهند. اگر این اطلاعات مرتب بررسی شوند، معمولا تغییرات غیرعادی خیلی زود مشخص می‌شوند و مدیر می‌تواند قبل از اینکه یک مشکل کوچک به مسئله‌ای جدی تبدیل شود، برای آن تصمیم بگیرد.
نرم افزار رایما چه کمکی به مدیریت مغازه می‌کند؟
وقتی صاحب مغازه نمی‌تواند همیشه به محل کار خود سر بزند، داشتن اطلاعات دقیق از فروش و امور مالی خیلی مهم‌تر می‌شود. نرم‌افزار حسابداری کمک می‌کند این اطلاعات پراکنده نباشند و بتوان آن‌ها را راحت‌تر ثبت و بررسی کرد.
نرم افزار حسابداری مغازه رایما هم یکی از ابزارهایی است که برای مدیریت فروش و اطلاعات مالی کسب‌وکارها استفاده می‌شود. با کمک این نرم‌افزار، اطلاعات مربوط به فعالیت‌های روزانه مرتب‌تر ثبت می‌شوند و صاحب مغازه می‌تواند هر زمان لازم بود، وضعیت فروش و امور مالی را بررسی کند.
آیا این روش برای کسب‌وکارهای چند شعبه‌ای هم کاربرد دارد؟
بله، می‌توان گفت که هرچه تعداد شعبه‌ها و کارکنان بیشتر شود، داشتن یک روش کاری مشخص ضروری‌تر است. به خصوص وقتی چند شعبه با یک نام و شیوه کاری مشابه فعالیت می‌کنند، بهتر است کارها در همه شعب با یک روال انجام شود. در این شرایط، صاحب یا مدیر مجموعه باید بتواند وضعیت و عملکرد هر شعبه را بررسی نماید، بدون اینکه لازم باشد همیشه خودش در همه شعب حضور داشته باشد.
اگر به مدل توسعه شعب و همکاری در قالب فرانچایز علاقه دارید، مطالعه مطلب همه چیز درباره فرانچایز رستوران می‌تواند دید بهتری درباره این مدل کسب‌وکار به شما بدهد.
جمع‌بندی
صاحب یک مغازه لازم نیست برای مدیریت کسب‌وکار همیشه خودش در محل باشد. چیزی که مهم‌تر است، این است که فروش‌ها، موجودی کالا، دسترسی کارکنان و اطلاعات مالی به شکل منظم ثبت و قابل بررسی باشند.
کنترل از راه دور هم قرار نیست به معنی زیر نظر گرفتن دائمی کارکنان باشد. مدیر باید در هر زمان اطلاعات کافی از وضعیت مغازه داشته باشد تا اگر مشکلی پیش آمد یا نیاز به تصمیمی بود، بتواند به موقع اقدام کند.