در دنیای تجارت و انجام معاملات هر چند کوچک و یا بزرگ یکی از اصول صحت معامله از لحاظ قانونی ردوبدل شدن مدرکی مکتوب میباشد. مدرکی که به یک معامله جنبه سلامت و قانونی میدهد. در اصطلاح تجاری به این مدرک کاغذی و مکتوب که به هنگام معامله ردوبدل میشود میتوان نام فاکتور را نهاد. در مقاله پیش رو تعریفی کامل از فاکتور را خدمت شما عزیزان ارائه خواهیم داد و در ادامه پیرامون فاکتور رسمی و نحوه صدور آن توضیحات بیشتری خواهیم داد. اگر از انواع نرم افزار صندوق فروشگاهی و یا نرم افزار حسابداری استفاده میکنید اطلاع از مدل فاکتورها بسیار مهم است.
تعریف فاکتور
برگه ای تجاری که هنگام انجام معاملات فروشنده کالا برطبق خریدی که انجام گرفته است برای خریدار آن کالا یا جنس صادر میکند را فاکتور مینامند. در یک فاکتور مشخصاتی مانند: نام خریدار، تاریخ خرید کالا، مشخصات کالا شامل: نوع کالا، تعدادکالا، قیمت کالا برای هر واحد و قیمت کلی کالا و دیگر مواردی که ملزوم ثبت در فاکتور میباشد قید میگردد.
نکته مهم دیگری که بایستی یادآوری گردد این میباشد که فاکتور میتواند انجام خدمات را نیز شامل شود. مانند تعمیرات خودرو، وسائل نقلیه دیگر و یا لوازم و تجهیزات اداری و خانگی.
انواع فاکتور در نرم افزار فروشگاهی
فاکتور به لحاظ قانون به دو نوع فاکتور رسمیو غیر رسمی(عادی) تقسیم میگردد.
فاکتورهای رسمیبرای شغلهایی استفاده میگردد که حتما بایستی یک نسخه از آن به اداره امور مالیاتی ارسال گردد. مدیریت این شغلها موظف هستند ضمن ارائه فاکتور به اداره مالیاتی، مالیات بر ارزش افزوده برای مشتریان نیز محاسبه و دریافت نمایند.
فاکتورهای غیررسمی: منظور فاکتورهایی است که به صورت عمومیو توسط اکثر فروشگاهها، تولید کنندگان کالاو خدمات صادر میگردند. این فاکتورها به مهر و امضا رسمیممهور نبوده و فقط جنبه مطلع شدن خریدار نسبت به خرید کالای مورد نظر میباشد.
نحوه صدور فاکتور رسمی
با توجه به تعریفی که از فاکتور رسمیداده شد میتوان گفت در صورتی یک فاکتور جنبه رسمیو قانوتی دارد که مراحل زیر در صدور آن رعایت گردد:
مشخصات فروشنده کالا
در این بخش مشخصاتی مانند موارد زیر باید موجود باشد:
نام شخص حقیقی یا حقوقی صادر کننده(فروشنده کالا): در این بخش که معمولا در بالای سربرگ فاکتور به صورت چاپی و نه دست نویس مشخصات فروشنده که میتواند شامل نام فروشگاه، اسم و فامیل فروشنده و صاحب فروشگاه باشد قید گردد.
شماره یا کد اقتصادی: برای صدور فاکتور رسمیو معتبر بودن آن بایستی کد اقتصادی فروسگاه و یا تولید کننده کالا مشخص شده باشد.
شماره ثبت مؤسسه یا فروشگاه : مرحله دیگر صدور فاکتور رسمیخصوصا برای مؤسسات خدماتی مشخص شدن قانونی بودن آن از طریق چاپ شماره، ثبت مؤسسه یا فروشگاه در بالای تک تک برگ فاکتورها میباشد.
نشانی کامل، کدپستی و شماره تلفن: در مرحله دیگر هنگام صدور فاکتور رسمیقید نمودن نشان کامل به همراه کد پستی و شماره تلفن مغازه یا مؤسسه درپایین یا بالای هر سربرگ فاکتور میباشد.
نحوه صدور فاکتور رسمی
مرحله دوم دور فاکتور رسمیبایستی شامل موارد زیر در مورد خریدار باشد. بدین معنی که همانگونه که موارد مربوط به فروشنده در فاکتور رسمیمشخص و ثبت میگردد مشخصات خریدار نیز بایستی ثبت گردد که عبارتند از:
مشخصات خریدار
نام شخص حقیقی یا حقوقی به عنوان خریدار: بدین معنی که در قسمت بالای سربرگ چاپی نام خریدار، نام فروشگاه و یا مؤسسه ای که خریدار به عنوان نماینده آن معامله را انجام میدهد مشخص شود.
شماره(کد)اقتصادی
حتما بایستی شماره (کد) اقتصادی فروشگاه و یا مؤسسه ای که به عنوان خریدار معرفی کردیده ثبت گردد. البته صحت کد اقتصادی با خریدار میباشد و فروشنده در این رابطه مسئولیتی ندارد.
شماره ثبت
اگر خریدار به عنوان نماینده مؤسسه یا شرکت خرید خود را انجام میدهد در فاکتور رسمیبایستی شماره ثبت مؤسسه یا شرکت قید گردد.
شناسه ملی
شناسه یا کد ملی خریدار حتما در فاکتور خرید بایستی قید گردد. خصوصا اگر به عنوان نماینده مؤسسه ، نهاد و یا شرکت خاصی میباشد.
نشانی کامل، کدپستی و شماره تلفن خریدار
در مرحله دیگر از صدور فاکتور رسمیبایستی نشانی کامل خریدار، کدپستی محلی که ارسال بایستی انجام گیرد (گیرنده) و شماره تلفن معتبر خریدار (مؤسسه ) یا فروشگاه قید شود.
شماره سریال و تاریخ فاکتور
در مرحله دیگر از صدور فاکتور رسمیحتما بایستی شماره سریال و تاریخ فاکتور رسمیقید شود.
جزئیات مورد معامله شامل کالا، تعداد کالا و غیره
در صدور فاکتور رسمیحتما بایستی جزئیات مورد معامله چه کالا و چه خدمات ارائه شده به صورت مجزا ثبت گردد. در فاکتور رسمیبایستی نوع کالا، تعداد کالا و حتی نوع بسته بندی مشخص کردد.
شرح خدمات انجام شده برای مؤسسات تعمیرگاهی و خدماتی
ممکن است صدور فاکتور برای انجام امور خدماتی و تعمیرات باشد که بایستی به صورت مشخص و مجزا قید گردد. ضمن این که اجرت هر بخش تیز بایستی جداگانه مشخص و ثبت گردد.
مبلغ جزء و کل به (ریال)
در صدور فاکتور رسمیحتما بایستی مبلغ کالا به صورت جزء و جمع کل به صورت مشخص ثبت گردد. مبلغ تخفیف و مبلغ باقیمانده بعد از تخفیف هم اهمیت دارد. در صورتی که کالای خریداری شده و یا خدمات ارائه شده شامل تخفیف گردیده بایستی به صورت مشخص و مجزا تعیین و ثبت گردد.
مشخص شدن جمع مالیات و عوارض
در فاکتور رسمیحتما بایستی وضعیت مالیات و عوارض مشخص گردد. خصوصا اگر برعهده خریدار باشد. بایستی جهت جلوگیری از ضرر و زیان فروشنده و یا ارائه دهنده خدمات مشخص گردد. مشخص شدن جمع کل به علاوه جمع مشخص شده مالیات و عوارض معمول نیز بسیار مهم است. در پایان فاکتور بایستی جمع کل خرید و یا اجرت خدمات انجام شده به علاوه هزینههای مالیات و عوارض به صورت کاملا مکتوب قید گردد.
مشخص شدن نحوه فروش شامل نقدی، اقساطی و جزئیات
در فاکتور فروش رسمییکی دیگر از مراحلی که بایستی مشخص گردد نحوه فروش کالا میباشد. بدین معنی که اگر کالا به صورت اقساطی و یا نقد و اقساط فروخته میشود بایستی به صورت دقیق در فاکتور رسمی تعداد اقساط ، تاریخ شروع، آخرین قسط و مدت آن مشخص گردد.
شرایط فروش
اگر بابت معامله سند، چک و یا دیگر اوراق معتبر به عنوان ضمانت خرید دریافت میگردد بایستی کاملا مشخص گردیده و ضمن درج در فاکتور ضمیمه گردد.
مهر و امضاء فروشنده
در فاکتور فروش رسمیبایستی جهت معتبر بودن حتما مهر و امضا فروشنده و خریدار در پایین فاکتور ثبت گردد.
مرحله خروج کالا طبق فاکتور رسمی
بر اساس فاکتور رسمیبایستی مرحله خروج کالا و تحویل به باربری نیز در فاکتور رسمیقید گردد و این بخش نیز شامل مراحل زیر میگردد:
- مشخص شدن باربری که مسئولیت حمل کالا را بر عهده دارد.
- مشخص شدن وضعیت بیمه حمل کالا و قید در فاکتور و اطلاع رسانی به خریدار
- مشخص شدن روز تحویل بار به مؤسسه باربری و ضمیمه نمودن مدارک مربوط به باربری برای ثبت در دفاتر رسمی
سخن آخر
در این نوشته ما به بررسی فاکتور رسمیپرداختیم. کلیه مراحل مربوط به صدور فاکتور بایستی در دفاتر رسمیمؤسسه و یا شرکت فروشنده به صورت قانونی ثبت گردد. دقت نمائید که هرگونه غفلت و اشتباه در ثبت امور مربوطه موجب عدم پذیرش فاکتور رسمیاز سوی مراجع قانونی و مالیاتی کشور میگردد.