بسیاری از شرکتها، فروشگاهها و مغازهها پس از فروش کالا و یا ارائه خدمات اقدام به صدور فاکتور میکنند. این فاکتورها میتواند به صورت رسمی و یا غیر رسمی باشد، که در آن اطلاعاتی مانند محصول خریداری شده، مقادیر و قیمت، تاریخ، مبدا و مقصد در آن قید میگردد. از همین رو میتوان به اهمیت استفاده از فاکتور در معاملات پی برد. در این مقاله قصد داریم شرح کاملی درباره اینکه فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور غیر رسمی دارد و اینکه نرم افزار رایما در این زمینه چه خدماتی را تحت پوشش قرار میدهد ارائه دهیم.
فاکتور چیست؟
فاکتور یک برگه یا سند تجاری است که از سوی فروشنده به خریدار داده میشود. در این برگه اطلاعاتی درباره کالا یا خدمات ارائه شده از جمله نام محصول، مقادیر، قیمت، تاریخ و بسیاری از موارد مورد نیاز دیگر ثبت میشود.
در حالت کلی فاکتورها به دو دسته عمده فاکتور رسمی و غیر رسمی دستهبندی میشوند و هر کدام از آنها کاربردهای متفاوتی دارند.
فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور رسمی به فاکتوری اطلاق میشود که از سوی وزارت اقتصاد و امور دارایی مورد تایید قرار گرفته و مطابق با قوانین حاکم بر این نهاد تنظیم گردیده است. در این نوع فاکتور، قوانین و الزامات این نهاد دولتی رعایت و منتشر شده است.
در فاکتورهای رسمی که به عنوان سند تجاری است، باید مهر و امضاء فروشنده در آن هنگام تحویل به خریدار وجود داشته باشد در غیر این صورت فاقد اعتبار خواهد بود.
باید توجه داشت که به دلیل پیشرفتهایی که در امور مالی و حسابداری صورت گرفته است، اغلب کسب و کارها از نرمافزارهای حسابداری برای صدور فاکتور رسمی استفاده میکنند. اتکا به چنین نرمافزارهای فروشگاهی باعث میشود فاکتورها به شکل دلخواه از جمله به صورت فاکتور رسمی، فاکتور غیر رسمی، فاکتور فروشگاهی صادر شوند و حتی امکان ایجاد فاکتورهای شخصی نیز در آنها فراهم شده است.
فاکتورهای رسمی چه ویژگیهایی دارند؟
- اکثر فاکتورهای رسمی در قالبهای دلخواه اشخاص حقیقی و حقوقی هستند. اما نوع رایج این نوع فاکتورها به صورت کاغذ تحریر 60 گرمی برای نوشتار دستی و کاغذ تحریر 80 گرمی برای استفاده در دستگاه پرینت است.
- تعداد برگ یا صفحات برای صدور فاکتور میتواند به صورت دو برگی و یا سه برگی باشد.
- اندازه کاغذ بسته به انتخاب شخص حقیقی یا حقوقی میتواند در اندازههای A4 و یا A5 باشد.
- در فاکتورهای رسمی، شماره سریال مندرج در آن باید به صورت چاپ ملخی و یا افست باشد و رنگ آن قرمز و برجسته انجام پذیرد. هدف از انجام آن قابل تشخیص بودن برای ممیز دارایی باشد و به طور کامل با شماره زنی دستی و چاپ دیجیتالی متفاوت است.
- در این فاکتورها باید مهر و امضای فروشنده درج شده و فاقد هر گونه خط خوردگی باشد.
- جای مشخصی برای ثبت مشخصات خریدار از قبیل نام کامل، شماره ملی، آدرس و برخی از اطلات ضروری دیگر در آن پیش بینی شده است.
- امکان ثبت جزئیات کامل معامله در آن وجود داشته باشد.
فاکتور غیر رسمی چیست؟
در اغلب موارد فاکتورهای غیر رسمی برای اطلاع رسانی به مشتریان درباره قیمت کالای به فروش رسیده صادر میشوند. چنین فاکتورهایی چندان وجه و اعتبار قانونی ندارند.
فاکتور رسمی و غیر رسمی چه تفاوتی با یکدیگر دارد؟
- یکی از مهمترین تفاوتهای فاکتور رسمی و غیر رسمی در چاپ آنهاست. فاکتور رسمی مطابق با استانداردهای در نظر گرفته شده سازمان امور مالیاتی و دارایی کشور چاپ میشود. در صورتی که فاکتورهای غیر رسمی برای اطلاع رسانی به خریداران درباره قیمت و جنس کالا است. این نوع فاکتور هیچ اعتباری در سازمانهای اقتصادی و امور دارایی ندارد.
- از فاکتورهای رسمی میتوان برای ثبت معاملات بین شرکتها و سازمانها استفاده کرد و مبالغ کلان و حجم بالا را در آن ثبت نمود. در صورتی که فاکتورهای غیر رسمی برای مشتریانی که قصد خرید کالا را دارند مورد استفاده قرار میگیرد.
- تنظیم فاکتورهای رسمی بهگونهای است که امکان ثبت مالیات و عوارض معامله در آن وجود دارد در صورتی که در فاکتورهای غیر رسمی چنین چیزی در نظر گرفته نشده است.
نرم افزار صندوق فروشگاهی رایما
امروزه تمامی کسب و کارهای فروشگاهی برای ارائه خدمات بهتر و بهبود کیفیت خدمات خود نیازمند استفاده از روشی دقیق و ابزاری به روز هستند. نرم افزار فروشگاهی با ارائه ویژگیهایی نظیر کنترل فرایندهای خرید و فروش، مدیریت شما بر کسب و کارتان را ارتقا داده و امکان انجام امور مالی را به شکلی دقیق و بیدغدغه فراهم میآورند.
نرم افزار صندوق فروشگاهی رایما بر اساس تکنولوژی روز و قابلیت بروزرسانی مطابق با نسخههای متفاوت مانند نرم افزار حسابداری پوشاک و نرم افزار رستوران ارائه و طراحی شده است و با ارائه امکان ثبت انواع فاکتور خرید، فروش و …، چاپ فاکتورها با تعداد قبل تنظیم و با ابعاد مختلف، امور مالی شما را تسهیل بخشیده و با تسریع بخشی به انجام فرایندهای خرید و فروش فعالیت شما براساس اصل مشتری مداری را تضمین میکند.