سنارایان تولیدکننده ماشین های اداری
ماشین های اداری چیست؟
ماشین های اداری به جزء جدایی ناپذیر هر دفتر، سازمان و مرکز آموزشی تبدیل شده اند. ابزارهایی که با خودکار یا نیمه خودکار کردن کارها، سرعت، دقت و نظم را بالا می برند و کیفیت خدمات را ارتقا می دهند. وقتی می پرسیم ماشین های اداری چیست، دقیق ترین پاسخ این است که مجموعه ای از دستگاه ها و تجهیزات تخصصی برای چاپ، کپی، اسکن، ارسال و مدیریت اسناد و اطلاعات که جریان کار را هموارتر می کنند.
از نخستین نسل ابزارهایی مانند ماشین تحریر و دستگاه کپی تا نسل های جدید پرینتر، اسکنر، فکس، پلاتر و دستگاه های مدیریت حضور و غیاب همه در خانواده بزرگ ماشین های اداری جای می گیرند و نقش آن ها در بهره وری سازمانی انکارناپذیر است.
انواع ماشین های اداری
وقتی از تنوع ماشین های اداری می گوییم منظورمان سبدی گسترده از دستگاه ها با کارکردهای مکمل است که هر کدام به بخشی از فرآیندهای روزمره کمک می کنند.
- پرینتر و پلاتر برای چاپ
- دستگاه کپی برای تکثیر
- اسکنر برای دیجیتال سازی اسناد
- فکس برای ارسال امن مکاتبات
- ویدئو پروژکتور برای ارائه محتوا
- بارکدخوان و لیبل پرینتر برای نظم دهی موجودی و اسناد
- در محیط های خاص دستگاه هایی مانند اسکناس شمار یا چاپ کارت
انتخاب درست از بین این ابزارها بسته به ماهیت کسب وکار، حجم کار و سطح دقت مورد انتظار انجام می شود و هر جا اسناد و داده ها محور کار باشند ماشین های اداری نیز حضور مؤثری دارند
ماشین های اداری در فروشگاه ها
کاربرد ماشین اداری در فروشگاه ها و سوپرمارکت ها کاملاً ملموس است. حضور بارکدخوان باعث ثبت سریع و دقیق اطلاعات کالا می شود و لیبل پرینتر، نظم قفسه ها و بسته بندی ها را تضمین می کند. وقتی بخش انبار با لیبل استاندارد کار می کند تحویل و مرجوعی کالاها بی خطا پیش می رود و صف صندوق کوتاه تر می شود.
در یک فروشگاه شلوغ همین هماهنگی ساده بین بارکدخوان، لیبل پرینتر و پرینتر رسید نمونه ای روشن از اثر ماشین های اداری بر تجربه مشتری و سرعت خدمت رسانی است.
ماشین های اداری کاربردی در ادارات
در ادارات طیف دیگری از ماشینهای اداری فعال اند:
- کاغذخردکن برای حفظ محرمانگی
- دستگاه ساعت حضور و غیاب
- اسکنر اثر انگشت برای انضباط و ثبت تردد
- پرینتر و اسکنر برای گردش اسناد
- پلاتر برای چاپ نقشه و پوسترهای بزرگ
- فکس برای مکاتبات رسمی
اگر واحد دبیرخانه را تصور کنیم هماهنگی میان این ماشین های اداری است که باعث می شود نامه ها بدون خطا ثبت شوند، اسناد به موقع چاپ یا آرشیو گردند و گزارش ها با کیفیت یکنواخت ارائه شوند.
ماشین های اداری در بانک و صرافی ها
در بانک ها و صرافی ها ماشین های کاربردی اداری شکل دیگری به خود می گیرند. اسکناس شمار به دقت تراکنش ها سرعت می دهد، دستگاه های تشخیص اصالت اسکناس و ارز جلوی خطا یا تقلب را می گیرند و چاپگرهای سوزنی و کارت پرینتر PVC مسئول صدور رسیدها و کارت های بانکی اند.
اینجا امنیت، سرعت و ثبت صحیح اطلاعات سه ضلع نیاز هستند و ماشین های اداری دقیقاً برای پاسخ به همین نیازها طراحی شده اند
صندوق فروشگاهی چیست؟
صندوق فروشگاهی رایانه ای کوچک و تخصصی است که با نصب نرم افزار فروش و حسابداری، فرایند ثبت و محاسبه تراکنش ها، مدیریت موجودی و گزارش گیری را در فروشگاه ها، مراکز خرید، رستوران ها و سایر کسب وکارهای خرده فروشی مکانیزه می کند.
کنار صندوق فروشگاهی معمولاً تجهیزاتی مانند کشوی پول، بارکدخوان، چاپگر صدور فیش، دستگاه کارت خوان و حتی لیبل پرینتر قرار می گیرد تا اطلاعات خرید به صورت دقیق، سریع و خودکار در نرم افزار ثبت شود. نتیجه این یکپارچگی تسریع در پرداخت، کاهش خطاهای انسانی و دسترسی لحظه ای مدیر به تصویر روشنی از فروش، هزینه ها و سود و زیان است.
انواع صندوق فروشگاهی چیست؟
در بازار چند نسل از صندوق فروشگاهی دیده می شود که هرکدام با توجه به نوع کسب وکار و مقیاس آن انتخاب می شوند.
مدل های مکانیکی سنتی
ابتدایی ترین نمونه ها هستند. یک ماشین حساب بزرگ و بخشی برای نگهداری پول نقد که تمام محاسبات در آن دستی انجام می شد و هنوز هم به ندرت در برخی واحدهای سنتی دیده می شود.
مدل های الکترونیکی
ECR با گذر زمان رایج شد. در واقع یک ماشین حساب مجهز به نرم افزار ساده فروش روی نمایشگر کوچک که امکان هایی مثل اتصال به بارکدخوان و محاسبه خودکار مبلغ و مالیات را فراهم می کند و برای فروشگاه های کوچک که نیاز به امکانات پیشرفته ندارند، مناسب است.
صندوق فروشگاهی POS
نسل بعدی است که هسته آن یک رایانه کامل با سیستم عامل و نرم افزار فروشگاهی قابل ارتقا است. در این مدل می توان به راحتی بارکدخوان، فیش پرینتر، ترازو و کارت خوان افزود، کاربران متعدد تعریف کرد و گزارش های دقیق فروش، موجودی و سود و زیان گرفت.
POS لمسی یا POS Touch
POS لمسی گونه به روزتر است که کیس در مانیتور جای گرفته و همه امور از طریق صفحه نمایش لمسی انجام می شود. این طراحی هم ظاهر جمع وجور دارد و هم کاربری سریع تری در پیشخوان های شلوغ ایجاد می کند.
پوز موبایلی
برای کسب وکارهایی با محدودیت فضا و نیاز به جابه جایی، نسخه موبایلی یا Mpos مطرح است. دستگاهی سبک با ظاهری شبیه کارت خوان که با هزینه کمتر نقش صندوق فروشگاهی را ایفا می کند و حمل آن آسان است.
پوز ابری
در کنار این ها نسخه های ابری نیز رواج دارند که همان قابلیت های POS و MPOS را روی بستر ابر ارائه می دهند. مزیتشان دسترسی از هر جا، به روزرسانی لحظه ای اطلاعات فروش و انبار و امنیت بیشتر به واسطه پشتیبان گیری دوره ای است.
صندوق مکانیزه فروش شامل چیست؟
وقتی از صندوق فروشگاهی سخن می گوییم منظور تنها یک دستگاه نیست بلکه یک سامانه است که سخت افزار و نرم افزار را کنار هم می نشاند. در بخش سخت افزار نمایشگر (معمولاً لمسی)، کشوی پول، دستگاه کارت خوان، بارکدخوان، چاپگر فیش و در صورت نیاز لیبل پرینتر و ترازو دیده می شود.
در بخش نرم افزار، یک برنامه فروشگاهی از ساده تا حرفه ای وظیفه صدور فاکتور، ثبت دریافت و پرداخت، کنترل موجودی انبار، برگشت از فروش، گزارش های فروش و حتی مدیریت باشگاه مشتریان را برعهده دارد.
در مدل های POS می توان چند کاربر با سطح دسترسی متفاوت تعریف کرد تا هر صندوقدار فقط به بخش های مربوط به خود دسترسی داشته باشد و در پایان، عملکرد افراد و شعب قابل ارزیابی باشد
لیبل پرینتر چیست؟
لیبل پرینتر ابزاری همه کاره است که نظم دادن به کارها و شفاف کردن فرایندها را آسان می کند. از سامان دهی پرونده ها و پوشه ها گرفته تا برچسب زنی کالا و ارتقای ایمنی محیط کار لیبل پرینتر راه حل یکپارچه ای ارائه می دهد.
در این راهنمای جامع با کاربری های رایج انواع لیبل پرینتر، روش های چاپ، ویژگی های مهم هنگام خرید و شیوه انتخاب دستگاه مناسب برای نیاز خود آشنا می شوید.
ویژگی ها و مشخصات مهم لیبل پرینتر
یکی از نقاط تمایز شیوه ورود اطلاعات است. برخی مدل ها لیبل پرینتر با صفحه کلید QWERTY یا نمایشگر لمسی عرضه می شوند تا واردکردن متن، عدد و نماد به سرعت انجام شود. میانبرهایی مانند چاپ، برش و تغییر فونت روی خود پرینتر می تواند کار تکراری روزانه را کوتاه تر کند. در محیط های سخت کلیدهای لمسی با بازخورد خوب کار با دستکش را هم ساده می کند.
تنوع سایز و جنس لیبل
تنوع سایز و جنس لیبل دامنه کاربری لیبل پرینتر را تعیین می کند. اغلب مدل ها عرض های استاندارد حدود نیم تا چهار اینچ را پوشش می دهند و مواد گوناگونی مثل کاغذ، وینیل، پلی استر و حتی پارچه را پشتیبانی می کنند. از برچسب آدرس و بارکد تا هشدار و حمل ونقل اگر پرینتر شما این طیف را پشتیبانی کند از کار اداری تا تولید و انبار را یکجا پوشش می دهید.
وضوح چاپ
این مورد خوانایی را تضمین می کند. لیبل پرینتر معمولاً ۲۰۰ تا ۳۰۰ dpi ارائه می دهد اما برای گرافیک های ریز یا بارکدهای بسیار کوچک، مدل های ۶۰۰ dpi هم وجود دارند. هرچه رزولوشن بالاتر باشد متن و لوگو شارپ تر است. اما برای متن درشت یا بارکدهای معمولی همان رزولوشن پایه پرینتر کفایت می کند.
اتصال پذیری
لیبل پرینتر را با جریان کار مدرن همسو می کند. USB برای اتصال مستقیم، بلوتوث و Wi-Fi برای چاپ از موبایل، تبلت و لپ تاپ و اترنت برای استفاده سازمانی در شبکه مسیرهای رایج اند. وقتی پرینتر در شبکه قرار بگیرد چند بخش سازمان می توانند همزمان به آن دسترسی داشته باشند و فرایند برچسب زنی یکپارچه تر می شود.
چگونه لیبل پرینتر مناسب انتخاب کنیم؟
پیش از خرید ابتدا نوع لیبلی را که می خواهید چاپ کنید مشخص کنید. اگر بارکد و رهگیری می خواهید لیبل پرینتر ترمال با پشتیبانی از بارکدها اولویت دارد. برای چاپ رنگی و تصاویر به سمت پرینترهای جوهرافشان یا لیزری بروید. سپس به سرعت چاپ فکر کنید؛ حجم بالای چاپ نیازمند پرینتر پرسرعت است در حالی که برای حجم کم سرعت متوسط کافی است.
موضوع دیگر اتصال است؛ بسته به زیرساخت شما، USB، اترنت یا بی سیم روی پرینتر را انتخاب کنید. وضوح چاپ را با ظرافت موردنیاز متن و گرافیک بسنجید و ابعاد و وزن لیبل پرینتر را با فضای کاری و نیاز به جابه جایی هماهنگ کنید.
شروع کار با لیبل پرینتر
وقتی جعبه را باز می کنید مطمئن شوید همه متعلقات لیبل پرینتر سالم و کامل بوده و کابل ها و دفترچه ها در دسترس باشد. طبق دستور سازنده، قطعات را مونتاژ، دستگاه را به برق و رایانه وصل و کالیبراسیون اولیه را انجام دهید. نصب درایورها و یک چاپ تست خیال شما را بابت آماده به کار بودن پرینتر راحت می کند.
نصب نرم افزار مناسب، قلب طراحی و چاپ است. نرم افزاری انتخاب کنید که با پرینتر شما سازگار باشد و امکاناتی مثل قالب سازی، تولید بارکد و سفارشی سازی طرح را ارائه دهد. نصب از وب سایت رسمی یا دیسک همراه انجام و درایورهای موردنیاز تکمیل شود تا نرم افزار پرینتر لیبل را به درستی شناسایی کند.
قرار دادن صحیح رول برچسب در لیبل پرینتر
پیش از بارگذاری مطمئن شوید رول از نظر عرض و جنس با لیبل پرینتر شما همخوان است. پوشش محافظ را بردارید و لبه ها را صاف کنید تا چروک یا هم پوشانی رخ ندهد. محفظه پرینتر را باز کنید، رول را در نگهدارنده بگذارید، مسیر تغذیه را تا شکاف تعیین شده دنبال کنید و در محفظه را ببندید.
با ثابت کردن رول از بازشدن بی موقع و گیرکاغذ جلوگیری می شود و پرینتر لیبل شما روان کار می کند.